Початок продажів програми для управління торгівельною діяльністю – “BAS Управління торгівлею”

Дата публикации: 22-03-2019

З 28.12.2018 стартували  продажі нового програмного продукту для управління торгівельною діяльністю – “BAS Управління торгівлею“.  Всі права на конфігурацію належать компанії  “NetHelp” (Польща).

Програмний продукт “BAS Управління торгівлею” – це сучасне програмне рішення для підвищення ефективності бізнесу торгівельного підприємства.

Коректне використання програми дозволяє:

  • збільшити продуктивність праці всіх служб торгового підприємства;
  • працювати з оперативною інформацією, яка відображає поточний стан підприємства на даний момент часу;
  • швидко і в зручній формі отримувати звіти для прийняття рішень на різних рівнях.

Програма «BAS Управління торгівлею»

Ключові функціональні можливості продукту

Продукт “BAS Управління торгівлею” — програмний інструмент для автоматизації ключових сфер торгівельної діяльності, а саме:

  • управління продажами (включаючи гуртову, роздрібну та комісійну торгівлю);
  • планування та план-фактний аналіз продажів, закупівель, збирання (розбирання);
  • управління продажами (включаючи оптову, роздрібну та комісійну торгівлю);
  • управління складськими запасами, зокрема адресним складом за “простою”, чи “ордерною” схемою;
  • управління замовленнями покупців і внутрішніми замовленнями підрозділів;
  • управління взаємодією з клієнтами через торгових представників;
  • управління поставками;
  • самообслуговування клієнтів через web;
  • обробка претензій;
  • управління відносинами з постачальниками та замовниками;
  • управління грошовими коштами (зокрема, формування платіжного календаря);
  • управління взаєморозрахунками з замовниками, постачальниками і підзвітними особами;
  • аналіз цін і управління ціновою політикою;
  • моніторинг та аналіз ефективності торговельної діяльності;
  • облік і аналіз комерційних витрат;
  • інтеграція з торговим обладнанням;
  • спільна робота з програмами “Бухгалтерія для України 2.0”, “BAS Роздрібна торгівля”.

Розглянемо ключові можливості програми  детальніше…

Планування

В програмі передбачено можливості планування:

  • обсягів продажів і закупівель (в кількісних і в сумових показниках);
  • обсягів збирання (розбирання) в кількісних показниках;
  • є можливість асортиментного планування продажів.

Планування продажів

Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.
План продажів фіксується на певний період часу, із заданою періодичністю плану, а саме: тиждень, декада, місяць і т.д.

Прогнозування продажів може виконуватися в наступних вимірах:

  • за окремим складом;
  • за форматом магазину (складу);
  • за менеджером;
  • за клієнтом;
  • за угодою з клієнтом.
План продаж BAS Управління тогівлею;
План продажів. Екранна форма.
План продажів. Друкована форма. BAS Управління торгівлею
План продажів. Форма для друку.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає наступні можливості:

  • планування продажів в розрізі товарних категорій;
  • планування продажів в розрізі форматів магазинів і номенклатури;
  • управління колекціями товарів;
  • деталізація укрупненого плану продажів за категоріями до номенклатури, із застосуванням коефіцієнтів розбиття;
  • використання середньої ціни продажу;
  • заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом.

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації.
Передбачена можливість планування збирання (розбирання) в кількісних показниках.
В програмі є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання), на підставі планів складання збирання (розбирання).

При плануванні можуть використовуватися наступні джерела даних:

  • обсяги замовлень;
  • планові і фактичні обсяги закупівель і продажів;
  • товарні залишки і та інше.
План купівель в BAS Управління торгівлею
План купівель. Екранна форма
Печатна форма планк купівель в BAS Управління Торгівлею.
План купівель. Форма для друку.

Визначення правил продажу

Умови роботи з клієнтами

Основна задача фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їх дотримання при продажу товарів.

Типові умови продажу

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.
Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури).
Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (гуртові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини і т.д.), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

  • логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки);
  • фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків);
  • цінові умови (ціни та знижки);
  • інші умови (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури, тощо).

Індивідуальні умови продажу

Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу:

  • Індивідуальні умови продажу реєструються за допомогою індивідуальної угоди для конкретного клієнта.
  • Індивідуальна угода може бути сформована на підставі даних типової угоди з клієнтом.
  • В індивідуальній угоді можна уточнити умови типової угоди (наприклад, можуть бути вказані організація, контрагент, склад, графік оплати, якщо вони не визначені в типових умовах продажу).
Індивідуальні умови продажу в BAS Управління Торгівлею
Індивідуальні умови продажу

Узгодження угод

Програма допомогає контролювати дотримання правил продажу: продаж з відхиленням від встановлених правил може бути здійснений тільки після додаткового узгодження з керівником або іншими відповідальними особами.

Узгодження угод виконується за допомогою бізнес–процесу Узгодження угод з клієнтами.

Облік за договорами

Для відображення даних конкретного юридичного документу передбачена можливість ведення договорів з клієнтами.
Облік за договорами доступний в будь-якому випадку, незалежно від того, використовуються чи ні угоди для реєстрації правил продажів на підприємстві.
Договір укладається між конкретною організацією підприємства і організацією стороннього підприємства (контрагентом).

Облікова картка договору
Облікова картка договору

Ціноутворення

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін на товари. Для кожного виду ціни визначаються: валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення і т.д.
Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб завдання ціни).
Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

  • у вигляді формул;
  • по даним, що зберігаються в інформаційній базі.

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів.
Прайс-лист в програмі BAS Управління

Прайс-лист

Для окремої цінової групи товару можна задати окрему розрахункову формулу.

Для створення формул розрахунку в системі передбачений «конструктор формул».

Конструктор формул в BAS Управління Торгівлею
Конструктор формул

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає, наприклад, можливість отримати дані про найменшу ціну на ринку на основі внесенних в інформаційну базу даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови надання знижок/націнок

В програмі передбачена можливість призначати знижки/націнки: ручні і автоматичні .
Знижки/націнки можуть призначатися як в роздрібній, так і в оптовій торгівлі:

  • при оформленні продажів з конкретного складу (магазину);
  • конкретному клієнту відповідно до умов продажу (при оформленні індивідуальної угоди з клієнтом);
  • групі клієнтів відповідно до умов продажу (при оформленні типової угоди з клієнтами);
  • за картою лояльності певного виду, пред’явленої клієнтом.

Знижки можна призначати у процентному і сумовому вимірах.
Передбачене надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю).
Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається аналогічний товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо при купівлі певної кількості товарів з якогось сегменту необхідно надати у подарунок інший товар.
Можна призначити знижку/націнку за певним сегментом номенклатури, на довільну номенклатуру зі списку.

Знижки в BAS Управління Торгівлею
Умови надання знижок
Процентна знижка в програмі BAS Управління Торгівлею
Призначення процентної знижки

Відсоток і сума знижки можуть уточнюватися за ціновими групами, за певним сегментом номенклатури, на будь-яку номенклатуру зі списку.
В програмі передбачаються різні типові схеми умов надання знижок/націнок, наприклад:

  • за разовий обсяг продажів;
  • за форму оплати;
  • за час продажу, тощо.

Знижки/націнки можуть бути об’єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок/націнок в складі групи.

Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок/націнок:

  • Максимум – при спільній дії знижок в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням.
  • Додавання – при спільній дії знижок в одній групі знижки будуть складатися, тобто буде застосована знижка, яка дорівнює сумі знижок або націнок.
  • Множення – при спільній дії знижок в одній групі знижки будуть застосовуватися послідовно.
  • Мінімум – при спільній дії знижок в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням.
  • Витіснення – при спільній дії знижок в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет в групі.

Припустимі значення ручних знижок при оформленні продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретного користувача або при оформленні продажів конкретному клієнту (в угоді про умову продажу).
Обмеження ручних знижок/націнок можна також деталізувати до цінових груп.
Передбачена можливість завантаження нових знижок/націнок з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Управління продажами в роздрібній мережі

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів.
В залежності від формату магазинів в програмі можуть застосовуватися різні схеми автоматизації. При цьому є можливість:

  • Формування асортименту товарів відповідно до формату магазину: супермаркет, магазин біля будинку, бутик, інше.
  • Визначення складу товарної категорії: Які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі?
  • Встановлення кількісних обмежень для категорій товарів в магазинах різних форматів.
  • Аналізувати і контролювати стан асортименту.
  • Призначати ролі товарам в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту.

Продажі у магазинах, які автоматизовані за допомогою “BAS Управління торгівлею”

Роздрібні операції можуть виконуватися безпосередньо в “BAS Управління торгівлею”, включно із застосуванням різноманітного торгового і розрахункового обладнання, таких як:

  • фіскальні реєстратори;
  • сканери штрих-кодів;
  • електронні ваги;
  • термінали збору даних, тощо.

При оформленні роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно стандартні операції при продажі товарів в торговому залі:

  • відкриття касової зміни;
  • прийом оплати від покупця;
  • оформлення чеків;
  • закриття касової зміни;
  • передача роздрібної виручки в касу підприємства.

Оплата може здійснюватися як готівкою, так і за допомогою платіжних карт.
При закритті касової зміни формується документ “Звіт про роздрібні продажі”.

Звіт про роздрібні продажі в програмі BAS Управління Торгівлею
Звіт про роздрібні продажі

В процесі роботи є можливість проводити повернення грошей протягом касової зміни.
Після закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна здійснити операцію повернення товарів роздрібному покупцю.
Інформація про всі “пробиті” чеки після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі у вигляді архівних чеків.
Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але й відстежувати процес перерахування грошових коштів з банку.
Автоматизовано процес завантаження даних про еквайрингові операції, в програмі реалізовані звіти, що дозволяють контролювати проходження еквайрингових платежів.
Продажі з використанням платіжних карток можуть проводитися також і в оптовій торгівлі.

Інтеграція із спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі оптимальним є застосування продукту в комплекті з програмою “BAS Роздрібна торгівля” або з одним із галузевих рішень на базі “BAS Роздрібна торгівля”. Така методика дозволяє забезпечити максимальні ефективні можливості:
В центральному офісі:

  • управління взаємовідносинами з постачальниками;
  • управління складами;
  • організації акцій підвищення лояльності покупців;
  • планування і аналіз продажів в різних розрізах.

В магазині:

  • автономну роботу, незалежну від надійності каналу зв’язку з офісом;
  • зручне функціональне робоче місце касира;
  • можливість застосування в магазині ПО сторонніх виробників.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма може використовуватися для автоматизації роботи віддалених торгових точок, які не мають зв`язку з головною інформаційною базою, наприклад: невеликі магазини, кіоски та інше.

У віддаленій торговій точці РРО (реєстратори розрахункових операцій) використовуються лише для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, чого достатньо для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. При цьому передбачається, що в момент здійснення продажу він не фіксується в програмі.

По завершенню періоду торгова точка передає в касу торгівельного підприємства грошові кошти, що отримані від продажу товару покупцю.
У випадку якщо в торгівельній точці ведеться детальний облік продажів товарів, то віддалена торгівельна точка також повідомляє про кількість проданих товарів. Ця інформація реєструється за допомогою документа “Звіт про роздрібні продажі”.
Якщо ж в торговій точці не ведеться детальний щоденний облік проданих товарів, торгівельна точка здійснює інвентаризацію для отримання даних про поточні залишки товарів.

Відхилення, що були виявлені інвентаризацією, будуть відповідати обсягам продажів за період часу після попередньої інвентаризації.
Надлишки і нестачі товарів, що виявлені інвентаризацією, і не пов’язані з продажами в неавтоматизованій торговій точці можна внести в програму за допомогою документів “Оприбуткування надлишків товарів” і “Списання нестач товарів”. Ці документи можуть бути сформовані в рамках проведення інвентаризаційної кампанії.
В будь-який момент програма дозволяє контролювати процес здачі роздрібної виручки і порівнювати обсяг роздрібної виручки з отриманою від точки інформацією про продажі товарів.

За допомогою різних звітів які наявні в програмі, можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торгівельних точках та аналізувати оптимальний запас товарів в них. В роздрібній торгівлі можуть застосовуватися всі ті ж методи управління запасами для розрахунку оптимального запасу товарів, що і при оптових продажах.

Застосування для управління продажами в дистрибуції, проектними продажами, крупно- і дрібно-гуртовою торгівлею

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності “довгих” продажів в системі є можливість автоматизації повного процесу управління угодою, який складається з наступних етапів:

  • узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій з ним угоді;
  • формування комерційної пропозиції;
  • узгодження вартості, графіку оплат і поставок;
  • укладення договору;
  • забезпечення угоди товаром;
  • контроль виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження.

Також, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням по етапах.

Допускаються різні види процесів, з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів та  інших матеріалів, необхідних при відпрацюванні процесу.

Всі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об’єднують в єдине ціле всю інформацію накопичену в системі в ході підготування та виконання продажу:

  • електронну пошту;
  • відомості про дзвінки;
  • протоколи зустрічей;
  • оформленні замовлення;
  • рахунки, накладні, додаткові файли тощо.

Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажів.

Карта маршруту Бізнес-процесу в BAS Управління Торгівлею
Шаблон карти маршруту бізнес-процесу

Використання регламентованих процесів продажів дозволяє управляти якістю обслуговування клієнтів і оперативно отримувати інформацію про:

  • докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал по етапах процесів продажів;
  • вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах);
  • імовірнісний прогноз надходження грошових коштів;
  • графічне (у вигляді діаграми “воронка продажів”) відображення стану процесів продажів;
  • терміни обробки операцій на етапах процесів продажів;
  • відхилення від середніх значень по менеджерам, партнерам та видам угод.

Аналізуючи статистику угод можна оцінити ймовірність їх успішного здійснення. Таким чином, система автоматизує і підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів.

Система дозволяє аналізувати ступінь задоволення первинного попиту клієнтів.

Всі ці можливості дозволяють вдосконалити роботу відділу продажів.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції – це механізм, який дозволяє накопичувати історію переговорів з покупцем щодо складу і умов продажу:

  • Менеджер формує комерційну пропозицію в в форматах .doc (Microsoft Word) , .odt (OpenOffice), *.mxl. і надсилає комерційну пропозицію клієнту.
  • Відповідь клієнта фіксується, як комерційна пропозиція, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції.
  • Після узгодження менеджер відзначає ті позиції, за якими з клієнтом погоджені умови.
  • Після узгодження комерційної пропозиції і укладення договору, виконується поставка в рамках замовлень.
Комерційна пропозиція. Друкована форма в BAS Управління Торгівлею
Комерційна пропозиція. Друкована форма

Управління замовленнями клієнтів

Замовлення є “центром управління” усіма подальшими діями його виконання в програмі.
Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично і буде сповіщати про поточний стан справ по замовленню.
Менеджер отримує в реальному часі детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними у ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та відвантаження за замовленням.
Для наглядності в програмі присутній механізм візуалізаціїї стану забезпечення замовлень.
Програма BAS “Управління торгівлею” автоматично контролює відповідність замовлень умовам торгівельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав.

Екранна форма Замовлення клієнта в BAS Управління Торгівлею
Екранна форма Замовлення клієнта

Для узгодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам задачі на узгодження замовлення і затвердить його, при наявності позитивного рішення відповідальних за узгодження осіб.
Можливо включити відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність замовлення.
Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як в частині авансових платежів, так і в частині платежів з погашення дебіторської заборгованості).
Це дозволяє планувати надходження виручки за днями, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість.

Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта.

Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам з терміном заборгованості більше встановленого ліміту. При оформленні відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформляється відвантаження в кредит.
Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіку оплат враховується при обробці замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки при отриманні оплати за етапом “Аванс”, для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата за етапом “Передоплата”.
Інформація за тими замовленнями, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. При цьому враховується дата відвантаження, що зазначена в замовленні.
Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає “перевиконанню” розпорядження, щоб відвантажена кількість не перевищувала замовлення.
Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати і документів розрахунків.

Для продажів у партнерську мережу передбачена оптимізована схема роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів.

З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів може бути використаний такий “короткий” бізнес-процес обробки замовлення, наскільки це необхідно.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

В програмі “BAS Управління торгівлею” передбачена схема роботи, при якій товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій (“Інтеркампані”). В цьому випадку автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

В програмі реалізована функціональність по управлінню торговими представниками (торговими агентами):

  • формування графіків відвідування;
  • планування відвідувань клієнтів;
  • закріплення клієнтів за агентами;
  • формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань.

На підставі відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть автоматично створюватися замовлення клієнтів. Крім того фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Документ "Завдання торговому представнику" в BAS Управління Торгівлею
Документ “Завдання торговому представнику”

В програмі є можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів, чи вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торгівельних представників з точки зору ефективності їх роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Самообслуговування клієнтів

В програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу.

Настроювання доступу клиенту для самообслуговування в BAS "Управління Торгівлею"
Настроювання доступу клиенту для самообслуговування

Працюючи в системі самообслуговування клієнт може виконувати наступні дії:

  • Отримати загальну інформацію щодо свого замовлення.
  • Створити нове замовлення, вибрати варіант доставки. В процесі підбору в замовлення, є можливість переглянути картку товару з фотографією і коротким описом товару.
  • Відстежувати стан замовлень.
  • Контролювати стан взаєморозрахунків, уточнювати свої дані.
  • Формувати звіт про продажі, у випадку коли клієнт є “комісіонером”.
  • Зареєструвати плани по закупкам товарів.
  • Реєструвати скарги або претензії, бачити стан процесу її обробки.
  • Реєструвати заявку на повернення.
  • Формувати акт розбіжностей під час приймання товарів.
  • Одержувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних.

Інформація, що вводиться зовнішнім користувачем автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення які оформлені зовнішнім користувачем обробляються, як будь-які інші замовлення.

Стартова сторінка клієнта в режимі самообслуговування программі BAS Управління Торгівлею
Стартова сторінка клієнта в режимі самообслуговування

Умови закупівель

З метою фіксації умов закупівель в програмі BAS:Управління торгівлею передбачено спеціальний інструмент – Угода про умови закупівель, який надає користувачам наступні можливості:

  • вибір постачальника;
  • визначення терміну поставки товарів, який використовується для розрахунку планової дати поставки;
  • вибір варіанту приймання товарів (виписка фінансових документів і реєстрація приймання товарів на склад розділені);
  • визначення умов оплати (порядок оплати, етапи оплати, використання договорів);
  • вказати склад поставки товарів від постачальника та ін.

В рамках угоди з постачальником можна оформити договір з постачальником. При цьому договір з постачальником формується на підставі даних угоди.

Реєстрація інформації про постачальників

Фіксація отриманих від постачальників первинних документів зазвичай вимагає зазначення номенклатури. Іноді виникає ситуація, коли найменування товарів в документах постачальника не збігається з найменуванням цих же товарів, які зареєстровані в інформаційній базі. В цьому випадку в програмі передбачено можливість зберігання даних про відповідність між номенклатурою постачальника і номенклатурою, яка зареєстрована в інформаційній базі.

В програмі є можливість реєструвати діючі ціни (прайс-лист постачальника) по кожному постачальнику, зокрема:

  • передбачена можливість реєструвати ціни у відповідності з різними умовами;
  • прайс-лист постачальника реєструється в рамках угоди з постачальником.

Ціни постачальників реєструються виключно по тим позиціям номенклатури, у яких існує відповідність з номенклатурними позиціями інформаційної бази.
Завантажити ціни постачальника можна з прайс-листа постачальника, за допомогою зовнішньої обробки.
Також в програмі є можливість реєстрації цін конкурентів.

Оформлення замовлень постачальникам

Для фіксації початкової домовленості щодо умов та терміну постачання товарів, що купуються у постачальника, порядку і терміну оплати в програмі використовуються замовлення постачальнику.

Замовлення постачальнику — це обліковий механізм, що допомогає організувати процеси закупівлі, контролю виконання товарних зобов’язань постачальників, і власних фінансових зобов’язань.

Замовлення постачальнику в програмі BAS Управління Торгівлею
Замовлення постачальнику

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб в забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (термін поставки товарів від постачальника, середньоденне споживання і т.д.).

Формування замовлень постачальникам по планам в "BAS Управління Торгівлею"
Формування замовлень постачальникам по планам

Крім того, замовлення постачальнику можна вводити на підставі вже попередньо оформлених замовлень покупців та угод з клієнтом.
При формування замовлення в рамках угоди автоматично підставляється інформація про основні умови закупівлі, наприклад: умови оплати, валюта розрахунків, вид ціни постачальника, використання договорів та інше).

Контроль оплати товарів за замовленнями постачальників здійснюється згідно дати оплати, що зазначена в замовленні постачальнику. В замовленні вказується бажана дата надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат поставки товарів формується графік поставок товарів.
Контроль виконання зобов’язань постачальником здійснюється за допомогою статусів і станів документа. Статуси для документа присвоюються вручну.

Стан – інформація про замовлення, яка розраховується автоматично, виходячи з наявних в інформаційній базі даних (статус, оплата, наявність на складі і т.д.).

Варіанти приймання товарів від постачальників

Операція приймання товарів від постачальника оформлюється наступними методами:

  • оформлення поставок по декільком документам: накладна оформлюється за результатом фактичного прийому товарів від постачальника; фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника, якщо за ним оформлені замовлення або прибуткові накладні;
  • оформлення разових поставок без оформлення угоди з постачальником і без контролю термінів поставки; фактичний прийом товарів від постачальника здійснюється на підставі даних накладної;
  • оформлення поставок на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, які визначаються в угоді з постачальником і можуть бути уточнені в замовленні постачальнику; фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника; документи поставки (замовлення, накладна) можуть бути оформлені після фактичного прийому товарів на склад.

Оформлення поставок товарів від постачальника

При реєстрації факту поставки товару від постачальника в програмі можна відобразити наступні операції:

  • закупівля імпортних товарів;
  • закупівля товарів у постачальника;
  • приймання товару на комісію;
  • закупівля товарів через підзвітну особу.

Зазвичай операція надходження товару від постачальника реєструється документом “Надходження товарів і послуг”.

Надходження товарів та послуг в програмі BAS Управління Торгівлею
Надходження товарів та послуг

Поставка товарів може бути оформлена:

  • в межах замовлення постачальнику;
  • по декільком замовленням постачальникам;
  • в межах угоди з постачльником;
  • як окрема поставка товару.

Є можливість зареєструвати надходження товару відразу на кілька складів за однією накладною. Для цього в табличній частині документу закупівлі пердбачена можливість вибору складів.

Оплата за поставку товару

  • оплата за поставку товарів може здійснюватися в рамках договору, конкретного замовлення постачальнику, за конкретним документом надходження;
  • оплату можна переносити з одного замовлення постачальнику на інший;
  • передбачена можливість заліку авансу, перерахованого постачальнику.

Ордерна схема

Якщо на складі використовується “ордерна схема”, то товари, що надійшли, оприбутковуються на склад тільки після оформлення прибуткового ордера на товари.

Надлишки і недостачі

В програмі присутня можливість в момент надходження товарів зафіксувати розбіжності між фактично прийнятим товаром і товаром, що вказаний в супровідних документах.
Після реєстрації розбіжностей “недостачі” можуть бути віднесені на взаєморозрахунки зі сторонньою організацією чи на інші витрати.
Надлишки товарів що утворилися можна віднести на інші доходи.

Управління складом

В програмі ведеться детальний оперативний облік товарів на складах, що забезпечує контроль товарних запасів компанії.
Прикладне рішення “BAS:Управління Торгівлею” дозволяє:

  • вести окремий облік власних товарів, прийнятих товарів  і переданих на реалізацію;
  • управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на необмеженій кількості складів;
  • резервувати товари;
  • деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання;
  • оптимізувати збирання товарів на складі;
  • оформляти операції збирання/розбирання товарів;
  • враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності і т.п.);
  • задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, etc);
  • враховувати податкові коди (код УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД.

Передбачені різні варіанти побудови складського господарства: структура складів може бути як простою, так і ієрархічно складною.

Склади або місця зберігання можуть бути як на території підприємства, так і розташовані віддалено.
Дані про складські запаси можуть вводитися в інформаційну базу з високим рівнем деталізації:

  • до рівня серійних номерів;
  • до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити …);
  • до рівня строків придатності товарів.

З метою прискорення процесів надходження, відвантаження і інвентаризації товарів на складах передбачене застосування різних видів торгового обладнання:

  • сканерів штрих-кодів;
  • терміналів збору даних і т.п.

В програмі застосовується схема складського ордерного обліку. Така облікова методика може незалежно включатися для операцій відвантаження і надходження. Підставою для виписки складських ордерів можуть виступати накладні або замовлення.
Програма веде облік приписів, які отримні але невиконані.
Весь технологічний цикл роботи складу можна організувати на основі механізму “електронних розпоряджень”.

Адресне зберігання

У програмі є можливість ведення залишків товарів в розрізі місць зберігання (комірок, полиць, стелажів), і упаковок товарів — тобто ведення обліку адресного зберігання.
При цьому можливе як довідкове розміщення за комірками, коли вказується тільки, в яких комірках товар в принципі може перебувати, так і контроль залишків за комірками, коли ведеться точний облік за кількістю товару в кожній комірці.
При використанні контролю залишків в складських комірках система дозволяє управляти розкладкою товарів за місцями зберігання при :

  • надходженні;
  • складанні з місць зберігання при відвантаженні;
  • переміщенні товарів;
  • розпакуванні товарів.

Система автоматично підбирає оптимальні місця зберігання при розміщенні товарів.
Для товарів, в упаковках різного розміру наявне автоматичне формування завдань на розпакування (якщо скінчилися упаковки меншого розміру).
В будь-який момент можна проконтролювати процес збирання товарів на складі відповідно до виданих “електронних” розпоряджень або процес розміщення товару, що надійшов.
В методологію програми BAS Управління Торгівлею закладений багатокроковий процес проведення інвентаризації товарів. Він складається із:

  • формування розпоряджень на інвентаризацію;
  • видачу розпоряджень на перерахування залишків в місцях зберігання;
  • роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному і фінансовому обліку.

Надходження товарів

Для фіксації факту надходження товарів в програмі може використовуватися, як спрощена схема документообігу, так і схема деталізованого обліку із застосуванням ордерної схеми і адресного складу.
Надходження товарів на адресний склад в програмі складається з наступних етапів:

  • Здійснюється приймання товарів на підставі раніше оформлених розпоряджень: замовлення постачальнику, надходження товарів, повернення від клієнта. В якості розпорядження може виступати також “угода з клієнтом”.
  • Формуються прибуткові ордери і товар надходить до зони приймання.
  • У зоні приймання здійснюється перевірка прийнятого товару у відповідності до розпорядження.
  • На підставі прибуткових ордерів формуються і роздруковуються завдання на розміщення.
  • Товар розміщується на складі у відповідних коморах.

Для ефективного застосування в “BAS: Управління торгівлею” передбачене робоче місце по прийманню товарів.

Облік по серіям і термінам придатності

В програмі є можливість обліку товарів в розрізі “серій” і “термінів придатності”.

Серії та терміни придатності, як аналітика складського обліку, можуть зазначатися при приходуванні і відвантаженні товарів.

Облік товарів в розрізі серій і термінів придатності поширюється і на внутрішній товарообіг організації.
Політику обліку серій товарів можна налаштувати для кожного “виду номенклатури”.
Облік за термінами зберігання товарів потрібен, зокрема, для продуктів.

Наприклад, при надходженні товарів виду “Продукти” вказується термін зберігання.
При відвантаженні товарів з різними термінами придатності автоматично списуються товари відповідно з встановленою політикою обліку серій за принципом FEFO (first expire first out): буде запропоновано списати спочатку товари, в яких скоро закінчуються терміни придатності .

Інформацію про товари з терміном придатності можна переглянути у спеціальному звіті.

Звіт: Залишки товарів за строками придатності в програмі BAS Управління Торгівлею
Звіт: Залишки товарів за строками придатності

Програма дозволяє організувати облік залишків серій товарів.
У якості серії можуть виступати різні сутності: серії мікросхем, рулони тканини, виробничі партії фарби, бобіни кабелю і т. п.

Зокрема, наприклад, при приходуванні кабельної продукції фіксується серійний номер бобіни, на яку намотаний кабель і кількість в метрах кабелю для кожної бобіни. При відвантаженні менеджер, залежно від того скільки метрів кабелю необхідно клієнту, визначає номери тих бобін які можна відвантажити клієнту.
В програмі передбачається облік по серійним номерам. Серійні номери можуть вказуватися при відвантаженні товарів клієнтам.

Звіт по серіям товарів в програмі BAS Управління Торгівлею
Звіт по серіям товарів

Звіт “Рух серій товарів” надає інформацію про те, коли була зареєстрована серія (серійний номер, серія, термін придатності і т. д.) для конкретного товару  і коли було зроблене відвантаження даної серії (товару з серійним номером, певним терміном придатності, номером бобіни і т.д.).

Відвантаження товарів зі складу

Підставою для відвантаження товарів зі складу є документи реалізації.
На їх підставі автоматично формуються видаткові ордери.
Якщо склад розділений на окремі приміщення, то система автоматично формує видаткові ордери по кожному окремому приміщенню, в залежності від наявності товарів в цьому приміщенні.
За видатковим ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. При необхідності можуть формуватися завдання на перепакування товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження.
Дані в видатковому ордері автоматично коригуються відповідно фактично зібраним товарам. Перевіряється правильність складу відібраних товарів за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту.
Для підвищення ефективності роботи по збиранню товарів в програмі передбачено робоче місце комірника по відвантаженню товарів.

Доставка товарів

В програмі можна автоматизувати процес доставки товарів клієнтам і процес доставки товарів при переміщенні товарів між складськими приміщеннями.
Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і транспортом стороннього перевізника.

Завдання на перевезення товарів в BAS Управління Торгівлею
Завдання на перевезення товарів

Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням:

  • зони доставки;
  • порядку об’їзду адрес доставки;
  • вантажопідйомності транспортного засобу.

Мобільне робоче місце працівника складу

Комірник має можливість працювати з програмою мобільно, використовуючи термінал збору даних (ТЗД) з програмним модулем “Мобільне робоче місце комірника”.
Програмний модуль підтримує два основні розміри екранів ТЗД: 320х240, 240х320, і 320х320.

Настроювання мобільного робочого міста комірника в BAS Управліня Торгівлею
Настроювання мобільного робочого міста комірника

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (в приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Створене для працівника складу завдання на відбір, розміщення чи перерахунок товарів з’являється екрані терміналу.
Під час виконання завдань програма послідовно вказує, яку дію необхідно виконати:

  • відсканувати номер комори;
  • відсканувати товар в коморі;
  • відсканувати серію товару.

Такий механізм забезпечує послідовне виконання всіх операцій.

Підтримується ручне налаштування зручного порядку сканування.

Для зручності керувати пристроєм можна не тільки через сенсорний екран, але й використовуючі гарячі клавіши, інформація про які виводиться на екран.

Для прискорення роботи і наочності в модулі застосовується кольорова індикація.
Передбачається захист від нештатних чи помилкових ситуацій. Наприклад: ручне введення штрих-коду при неможливості його сканування.

Інвентаризація товарів

Процес інвентаризації на складі засобами програми є достатньо тривалим і тому він оформлюється в програмі в рамках наказу на інвентаризацію.
В програмі є можливість перераховувати товар в комірках без призупинення процесу продажу.
На момент перерахунку комірки складу блокуються.
По завершенню перерахунку товарів фіксуються надлишки і нестачі.
На підставі отриманих даних здійснюється аналіз можливості заліку “пересортиці” товарів.

Інші рухи товарів

Програма “BAS Управління Торгівлею” містить обробку, яка дозволяє розподіляти надлишки і недостачі між організаціями з урахуванням залишків по конкретним організаціям і сформувати документи списання та оприбуткування.
Передбачена можливість переміщень між складами, відвантаження товарів на внутрішні потреби і на операції збирання/розбирання.
Інформація щодо планових внутрішніх переміщеннь використовується при розрахунках необхідного запасу товару.

Управління запасами

До ключових цілей процесу управління запасами згідно методології програми відносяться:

  • усунення надлишкових запасів;
  • наявність запасів на складі в необхідній кількості;
  • зниження потреби в оборотних коштах;
  • досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів;
  • зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів;
  • поліпшення показників оборотності товарів.

Для досягнення озвучених цілей програма дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження і забезпечувати потреби за планами закупівель.

Розширене підтримання запасів на складі

Розширене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням таких облікових задач:

  • визначення максимального і мінімального запасів;
  • контроль поточного залишку товарів на складі;
  • вибір джерела забезпечення потреб;
  • визначення способу і методу забезпечення потреб;
  • визначення постачальника і умови роботи з ним;
  • розрахунок середньоденного споживання товарів;
  • формування різних видів замовлень:
    • замовлення постачальника;
    • замовлення на збирання;
    • замовлення на переміщення.
  •  формування термінів та графіків поставки товарів.

При розширеному варіанті підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів забезпечення потреб:

  • методи забезпечення потреб;
  • способи забезпечення потреб;
  • терміни і графіки поставок;
  • параметри підтримання запасу у відповідності до методу забезпечення потреб.

При підтриманні складських запасів у розширеному варіанті потреби можуть забезпечуватися наступними способами:

  • переміщення з одного складу на інший;
  • розбирання/збирання;
  • придбання у постачальників.

В програмі “BAS:Управління торгівлею” для визначення способу забезпечення потреб розроблений спеціальний інструмент: “Способи забезпечення потреб”. Застосування цього інструменту дозволяє визначати правило формування замовлень. У відповідності до правила формування замовлень автоматично розраховуються дати поставки і дати відвантаження.
Застосування методів забезпечення потреб з метою підтримки запасів на складі дозволяє вирішити основне завдання – формувати потреби в замовленні товару в той момент, коли залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку. При зниженні запасу товарів до мінімальної кількості система рекомендує замовити кількість необхідну для поповнення максимальному запасу.

Для підтримки запасів на рівні незнижуваного залишку товарів на складі в програмі передбачені різні методи забезпечення потреб і відповідні їм параметри підтримки запасів, а саме:

  • Підтримання запасу (розрахунок за статистикою) – метод підтримки запасу на складі відповідно до статистики продажів
  • Підтримання запасу (min-max) – метод підтримки рівня запасу відповідно до бажаного мінімальним або максимальним запасом. Інформація про мінімальний і максимальний запас вказується вручну
  • Підтримання запасу (розрахунок за нормою) – метод підтримки запасу на складі відповідно до норми денного споживання товарів

Фактичні залишки, а також максимальний і мінімальний залишки на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, яка рекомендується системою до замовлення для підтримки запасу.
Кількість товарів, яку необхідно замовити для підтримання запасу на складі, розраховується для всіх товарів. При цьому системою видаються рекомендації щодо замовлення тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімальному залишку.

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

У випадку наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) в програмі може застосовуватися об’ємно-календарне планування.
Об’ємно-календарне планування передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Способи забезпечення потреб в BAS Управління Торгівлею
Способи забезпечення потреб

Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачене робоче місце Формування замовлень постачальникам за планами, використання якого дозволяє:

  • визначити склад і обсяг замовлення постачальнику;
  • проаналізувати потреби згідно планам закупівель та уточнити кількість товарів, яку необхідно замовити у постачальника;
  • сформувати замовлення постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для забезпечення планів по закупкам;
  • визначити постачальника, умови роботи з ним (угоду з постачальником) і склад, який потрібно забезпечити.

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені наступні можливості:

  • вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження;
  • визначення способу забезпечення потреб;
  • формування різних замовлень;
  • коригування графіків поставки;
  • формування різних замовлень;
  • контроль кількості товарів, необхідної для забезпечення потреб;
  • визначення джерела забезпечення потреб;
  • контроль кількості товарів, яка вже забезпечена у замовленнях на відвантаження.

Поточні замовлення можуть бути забезпечені відповідно до параметрів:

  • метод забезпечення “Замовлення під замовлення”  – забезпечує тільки кількість, яка необхідна для закриття потреби згідно поточними замовленнями на відвантаження;
  • спосіб забезпечення потреб – забезпечує потреби на замовлення різними способами (виробництво силами переробника, переміщення з складу на склад, купівля у постачальника, збирання).

Забезпечення замовлень на відвантаження може здійснюватися в наступних режимах:

  • незалежно від підтримання запасів – при розрахунку кількості товарів, необхідної для забезпечення запасів, не враховуються поточні залишки товарів на складі і очікувані надходження товарів;
  • за рахунок запасів – при розрахунку кількості товарів необхідної для забезпечення замовлень на відвантаження, враховуються поточні залишки товарів на складі і всі очікувані надходження товарів.

Спрощене підтримання запасів на складі

Спрощене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

  • розрахунок середнього споживання за день товарів;
  • визначення постачальника і умови роботи з ним;
  • контроль поточного залишку товарів на складі;
  • визначення максимального і мінімального запасів;
  • формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу.

Спрощене підтримання запасів на складі працює у відповідності до параметрів:

  • Максимальний залишок – бажана кількість товарів, що визначає рівень запасів і частоту завезення.
  • Мінімальний залишок – бажана кількість товарів, яка визначається терміном поставки.

Значення максимального і мінімального залишків можна задавати “вручну” або розрахувати автоматично на підставі величини середнього споживання товарів за день.
Підтримувати запаси на складі при спрощеному варіанті можна шляхом формування замовлень постачальникам.
Величини максимального і мінімального залишків, а також фактичних залишків товарів на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, яка рекомендується до замовлення у постачальника для підтримки запасу.
Кількість товарів, яку необхідно замовити у постачальника, розраховується для всіх товарів. Причому, програма видає рекомендації до замовлення у постачальника тільки щодо товарів, запаси яких на складах менші або дорівнюють мінімального залишку.
Якщо залишки товару на складі менші або дорівнюють мінімальному залишку, то програма пропонує замовити товар для збільшення залишків товару до максимального рівня. Відповідно розрахована величина замовлення зменшується саме на кількість товарів, яка була замовлена раніше.

Регламентований облік

Конфігурація дозволяє вести податковий облік Єдиного податку, акцизного податку з роздрібних продажів і ПДВ.

Єдиний податок

Підсистема обліку Єдиного податку призначена для обліку доходів і витрат платника Єдиного податку. Доходи платника Єдиного податку, а також витрати платника Єдиного податку, та ПДВ нараховуються при реєстрації вхідних і вихідних платіжних документів (надходження і списання безготівкових та готівкових ГК).

Доходи і витрати класифікуються за статтями, які відповідають статтям Книги доходів (Книги доходів і витрат) платника Єдиного податку. Формуються: Книга доходів, Книга доходів і витрат платника єдиного податку.

Облік ПДВ

Підсистема обліку ПДВ призначена для формування податкових документів.
Передбачене автоматичне нарахування податкових зобов’язань і кредиту.

Підтримуються наступні моменти нарахування податкових зобов’язань і кредиту:

  • по відвантаженню;
  • по оплаті;
  • за першою подією.

При формуванні документів поставки товарів, робіт, послуг і інших активів підсистема реєструє номенклатурний склад поставки.

В програмі працює автоматизована виписка податкових накладних з урахуванням суми податкових зобов’язань, які нараховані, та номенклатурного складу поставок.
Для ручного запуску автоформування і перевірки коректності податкових накладних, що виписані, передбачається спеціальне робоче місце.
В програмі передбачається контроль відповідності між номенклатурою документів поставки і податкових накладних.

При виявленні розбіжностей (оформлення документа продажу за раніше отриманим авансом, зміна раніше оформленого документа продажу) в автоматичному режимі податкові накладні можуть бути змінені, або до них можуть бути виписані “Додатки 2”.
Передбачається також ручне формування податкових документів.
В процесі реєстрації документів надходження реєструється номенклатурний склад поставки. В програмі реалізовано спеціальне робоче місце для відповідального за реєстрацію вхідних податкових документів. При надходженні вхідного документа фіксується інформація про нього в інформаційній базі. На підставі даних поставок автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, включаючи його товарну частину в розрізі ставок ПДВ. Передбачається автоматичне завантаження даних з програми “FREDO Звіт”.
Для виписки податкових документів можливе врахування товарів в розрізі кодів УКТ ЗЕД. Також є опція обліку імпортних товарів в розрізі номерів ВМД.
Визначається список підакцизних товарів за статтями Декларації акцизного податку. Формується звіт “Роздрібні продажі підакцизних товарів”, що містить інформацію для заповнення Декларації.
Підтримується вивантаження і завантаження рахунків на оплату і накладних між “BAS:Управління Торгівлею” і модулем електронного документообігу “FREDO ДокМен”.

Фінанси

Планування руху грошових коштів

Програма дозволяє здійснювати, реєстрацію надходжень і виплат грошових коштів, як готівкових так і безготівкових. Зведені дані про планування руху грошових коштів відображуються у вигляді платіжного календаря.

Платіжний календар в програмі BAS Управління Торгівлею
Платіжний календар

Планування надходжень грошових коштів здійснюється на основі інформації про очікувані оплати по замовленням клієнтів. При плануванні надходження коштів можуть враховуватися інші надходження грошових коштів (наприклад кредити).

Планування витрат грошових коштів здійснюється на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів.
В процесі планування можна використовувати контроль лімітів по витратам коштів.
При витраті коштів здійснюється контроль витрат коштів у відповідності до заявок на витрату коштів.
В програмі підтримується “Еквайринг”: ведеться облік надходжень та повернень коштів, що поступили за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Для контролю фінансового стану по статтях активів та пасивів, в цілому по підприємству, та з аналітикою по організаціях і підрозділах, програма формує звіт “Управлінський баланс”.

Звіт Управлінський баланс в програмі BAS Управління Торгівлею
Звіт Управлінський баланс

Спеціально для керівництва в програмі передбачено “приладову панель” керівника, на якій відображуються ключові показники діяльності підприємства.

Монітор цільових показників в BAS Управління Торгівлею
Монітор цільових показників

Склад ключових показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть бути гнучко налаштовані.

Кредити і депозити

В програмі BAS Управління Торгівлею передбачається облік кредитів, депозитів і позик.
Наявний функціонал програми дозволяє:

  • вести графіки фактичних оплат і нарахувань;
  • зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів;
  • проводити план-фактний аналіз платежів;
  • планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі.

Визначення фінансового результату

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій. Це підвищує сумісність з бухгалтерським обліком. У користувача є можливість вибору політики обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО.

В системі підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

  • ФІФО (зважена оцінка);
  • середня за місяць;
  • ФІФО (змінна оцінка).

Програма підтримує облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.
Також, програма підтримує облік собівартості робіт. Облік робіт проводиться аналогічно товарам але роботи не зберігаються на складі, а закріплюються за підрозділом, який їх виконав або придбав.
Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться “паралельно”, по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства загалом, а також в розрізі видів діяльності підприємства.

Склад видів діяльності може визначатися дуже гнучко, зокрема, напрямки можуть відповідати, наприклад:

  • проектам;
  • асортименту (для дистриб’юторів);
  • точкам продажу (для роздрібних підприємств);
  • інше.

В програмі підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів по напрямкам діяльності, які спираються на аналітику продажів.

Реєстрація та облік інших витрат в програмі здійснюється у розрізі “статей витрат” і об’єктів додаткової аналітики, що обумовлена статтею витрат. Існує можливість в “режимі користувача” налаштувати додаткову аналітику. Наприклад, додаткові витрати на продаж або закупівлю можуть ставитися на відповідне замовлення, витрати на зберігання – на склад  та інше.
Це дозволяє, з одного боку, детально аналізувати структуру витрат, з іншого боку, співвідносити витрати з виручкою за тим самим об’єктом аналітики.
Інші витрати при розподілі можуть бути включені в собівартість товарних запасів або, за налаштованими правилами, списані безпосередньо на напрями діяльності, також вони можуть бути враховані як витрати минулих і майбутніх періодів.
Фінансовий результат розраховується шляхом співставлення витрат з отриманими доходами.

В програмі реалізовано повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки.

  • Облік виручки і собівартості продажів.
  • Розподіл видатків на собівартість товарів.
  •  Облік інших доходів і витрат.
  • Облік фінансових результатів.
  • Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності.
  • Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів.

Інтеграція з бухгалтерськими конфігураціями

Програма “BAS Управління торгівлею” може використовуватися спільно з програмою “Бухгалтерія для України, редакція 2.0”. Одночасне використання двох конфігурацій надає:

  • Наявність в конфігурації “BAS Управління торгівлею” всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством.
  • Наявність в конфігурації “Бухгалтерія для України” всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності.
  • Можливість роботи співробітників в звичному для себе середовищі:
    ◦ бухгалтери працюють в конфігурації ” Бухгалтерія для України “;
    ◦ менеджери працюють в конфігурації “BAS Управління торгівлею”.
  • Підвищення ефективності управління торговим підприємством.
  • Консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку.

Обмін даними між програмами відбувається на рівні документів та довідкової інформації.
За задумом розробників документи і довідкова інформація вноситься в програму “BAS Управління торгівлею” і звідти транслюється в конфігурацію “Бухгалтерія для України”.
При передачі документів з конфігурації “BAS Управління торгівлею” в конфігурацію “Бухгалтерія для України” не переноситься інформація, яка відображається виключно в оперативному обліку, але додається інформація, що необхідна для відображення документів у бухгалтерському та податковому обліку (рахунки обліку товарів, рахунки обліку розрахунків з контрагентами та інше).

З “Бухгалтерії для України” в конфігурацію “BAS Управління торгівлею” вивантажуються документи, пов’язані з операціями руху готівкових та безготівкових грошових коштів (прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, банківські документи та ін.), а також нормативно-довідкова інформація.

Вартість, комплектація та особливості ліцензування

Вартість  програми  “BAS Управління торгівлею”

За станом на 20.03.2019 р. вартість програми “BAS Управління торгівлею” становить: 8400 грн.

Комплектація

Програма поставляється в електронному вигляді. В комплект поставки входять:

  • необхідні дистрибутиви;
  • документація в електронному вигляді;
  • комплект пін-кодів для активації лицензії;
  • реєстраційна анкета і угода з користувачем;

Ліцензування  роботи з програмою

Основна поставка містить все необхідне для роботи в програмі одного користувача.

Для забезпечення одночасної роботи з програмою “BAS Управління торгівлею”  більш ніж  одного користувача, необхідно придбати додаткові клієнтські ліцензії для користувачів та додаткову серверну ліцензію (для забезпечення “клієнт-серверного” режиму роботи).