1С:Управление проектным офисом для Украины

Дата публикации: 08-06-2017

Contents

Программа  «1С:Управление проектным офисом» разработана для автоматизации проектного и процессного управления в организациях, деятельность которых ведется по «проектной методологии».

1С:Управление проектным офисом для Украины

Функционал программы

Ключевые задачи, которые решает программа «1С:Управление проектным офисом»

  • достижение стратегических целей предприятия за счет управления составом портфелей проектов и объективного анализа приоритетности проектов и задач;
  • автоматизация задач управления компанией с различными организационными/управленческими структурами:
    • проектной;
    • функциональной;
    • матричной.

Рассмотрим подробно ключевые функциональные модули конфигурации:

Модуль «Управление проектами»

План проекта

План проекта – это совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах.

В программе предусмотрены три варианта ввода «Плана проекта»:

  • Использование данных проекта из шаблона, хранящегося в системе
  • Импорт данных проекта из файла «MS Project»
  • Ручной ввод документов с помощью панель управления проектом.

Также, возможно использование, как одного способа ввода данных плана проекта, так и комбинации различных способов.

Оперативное планирование работ

В системе предусмотрены два метода оперативного планирования работ:

С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления.

  • «Руководитель проекта» управляет планом проекта
  • «Функциональный руководитель» управляет выполнением работ
  • Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учётом выполняемых ролей.

Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления

  • «Руководитель проекта» управляет и планом проекта, и выполнением работ.
  • Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учёта выполняемых ролей.

Жизненный цикл проекта в методологии программы

Жизненный цикл проекта в рамках системы включает в себя 5 ключевых фаз проекта:

Инициация
  • Фиксируются намерения выполнить проект
  • Назначаются руководители проекта
  • Проект появляется в системе в виде объекта
Планирование
  • Разрабатывается предварительный план проекта
  • Определение состава проектных работ
  • Определение сроков проектных работ
  • Оценивается потребность в ресурсах проекта
Утверждение
  • Анализируется принципиальная выполнимость проекта
  • Выявляются ресурсные конфликты с другими проектами
  • Вносятся коррективы
  • Утверждается базовый план проекта
Выполнение
  • Распределяются работы между трудовыми ресурсами
  • Осуществляется мониторинг и контроль выполняемых работ
  • Производится регулярная актуализация плана проекта на основании фактических данных, полученных от исполнителей
  • Проводится оперативное перепланирование  (при необходимости)
  • Собираются данные о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов

Актуализация проекта

Актуализация проекта — ключевой бизнес-процесс в модуле управления проектами. Главная задача актуализации заключается в том, что на основании данных о фактическом выполнении/не выполнении в срок проектных работ нижнего уровня декомпозиции, программа проводит полный пересчёт календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта позволяет проектному руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы, при условии регулярного ее проведения. На уровне проекта система позволяет производить:

  • Анализ контрольных событий проекта, расчёт прогнозируемых и фактических финансовых санкций.
  • План-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости, затратам ресурсов.

Визуальный инструментарий модуля

Модуль  управления проектами оснащен удобным визуальным инструментарием, который позволяет наглядно отображать ключевую информацию о проекте в различных вариантах:

  • карта проектных вех;
  • дерево данных;
  • табличное представление;
  • сетевой график;
  • диаграммы Гантта,

Примеры экранных форм модуля управления проектом:

1С:Управоление Проектной Организацией Дерево данных
Карта проектных вех
1С:Управління проектним офісом. Сетевой график
Сетевой график
1С:Управління проектним офісом. Диаграмма Ганта.
Диаграмма Ганта

Модуль «Управление работами»

Идеология системы предполагает для управления проектными работами, ряд особенностей, которые позволят повысить эффективность планирования и контроля, в частности:

  • Конкретная работа («элементарная операция» ) которая исполняется в рамках проекта трудовым ресурсом, располагается на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
  • элементарной операции может быть один и только один исполнитель. Если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, необходимо или декомпозировать работу на ряд элементарных операций, или объединить исполнителей в единый трудовой ресурс. Правило «одна работа – один исполнитель» основной принцип работы контура управления работами./li>

Жизненный цикл проектной работы

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

Предварительное  планирование

В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоёмкость и стоимость работы.

Оперативное планирование В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки.
Принятие к исполнению На этой стадии исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает своё участие в её выполнении.
Выполнение На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени. 
Отчёт об исполнении На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты. 
Завершение На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

В системе предусмотрена возможность нелинейного прохождение проектной работы по стадиям, в частности:

  • случай, когда задача может быть возвращена исполнителю на доработку;
  • случай, когда задача может быть завершена с признаком «неуспешно» (тогда создаётся новый экземпляр задачи который поручается другому исполнителю), и т.д.

«Эскалация» возникающих отклонений

Эскалация — это обращение менеджера проекта к высшим должностным лицам (лидерам проекта)  с целью привлечения для решения проблемы проекта.

В системе реализован механизм эскалаций отклонений при проведении проектных работ. Он позволяет исполнителю донести до руководства данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации – «плохие новости» оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.

http://v8.1c.ru/UserFiles/Image/rmo/big/013.jpg
Эскалация отклонений при проведении проектных работ

Аналитические возможности модуля

На уровне проектных работ система позволяет производить:

  • Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
  • Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
  • Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.
http://v8.1c.ru/UserFiles/Image/rmo/big/015.jpg
Распределении рабочего времени исполнителей

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем.

В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Гантта.

http://v8.1c.ru/UserFiles/Image/rmo/big/014.jpg
Помощник планирования рабочих заданий

Модуль «Управление ресурсами предприятия»

В идеологии программы «1С:Управление проектным офисом» предусмотрены три структурные модели управления предприятием:

Функциональная структура управления В данной методологии руководители подразделений и департаментов управляют планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ
Проектная структура управления В данной модели планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют проектные руководители.
Матричная структура управления В этом варианте Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

Ролевая структура трудовых ресурсов

В программе используется ролевая структура трудовых ресурсов. Это методология предполагает следующее:

  • Функции каждого участника проектной группы определяются ролевыми инструкциями.
  • Перечень ролей зависит от таких критериев, как:
    • сложность проекта;
    • уровень внедрения системы управления проектами;
    • уровень поддержки системы управления проектным офисом.
  • Грамотно сформированная ролевая структура команды проекта обеспечивает эффективное использовать трудовых ресурсов в проекте.

Двухуровневое планирование проектных работ

Система снабжена механизмом двухуровневого планирования проектных работ. Это означает, что на стадии предварительного планирования работы распределяются в привязке к ролям (специальностям), а уже на стадии оперативного планирования работы распределяются между свободными трудовыми ресурсами проекта.

Нормирование стоимости трудовых ресурсов

В программе предусмотрено нормирование стоимости привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, причем для одного трудового ресурса (и/или роли) в программе может храниться любое количество учётных ставок.

Аналитические возможности модуля

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

  • Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов
  • Выявление «перегруженных» и «недогруженных» трудовых ресурсов
  • Моделирование ресурсных ограничений предприятия путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей).
  • Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов
  • Выявление «узких мест».

Реализованные в системе концепции «диспетчера» и «владельца ресурсов» позволяют персонализировать взаимодействие с системой тех исполнителей, которые не имеют физического доступа к системе (работа на объектах, «аутсорсинг», и т.п.).

Анализ сводной загрузки ресурсов
Анализ сводной загрузки ресурсов
Анализ распределения загрузки по дням
Анализ распределения загрузки по дням
Отчет плановая загрузка  по ролям
Отчет плановой загрузки по ролям

Модуль «Управление портфелем проектов»

Портфель проектов (англ. project portfolio) — это набор проектов, программ проектов и других работ, объединенных вместе для достижения более эффективного управления и обеспечения выполнения стратегических целей организации.

Система позволяет консолидировать проекты в портфели (программы). В один портфель (программу) проектов могут включаться проекты переживающие разные стадии жизненного цикла. Опция «Портфель проектов» предлагает пользователю дополнительные аналитические разрезы для всех отчётов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:

Анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия.
  • Программа позволяет выявлять ресурсные конфликты между выполняемыми проектами, утверждёнными к выполнению и планируемыми проектами.
  • Полученные результаты используются для принятия решений при долгосрочном планировании деятельности предприятия. 
Анализ контрольных событий портфеля проектов.
  • Предусмотрено отражение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении.
  • Можно формировать графические карты вех проектов.
  • Есть возможность, случае фактического или потенциально возможного срыва сроков, производить расчёт возможных финансовых потерь.
Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу.
  • Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов,
  • Значения ключевых показателей могут автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчёта можно получить в информационной базе. 

Рабочее место руководителя проектов

Рабочее место руководителя проектов
Рабочее место руководителя проектов
Отчет "Сводный анализ показателей проекта"
Отчет «Сводный анализ показателей проектов»

Модуль «Управление финансами проекта»

В программе предусмотрено создание, хранение и актуализация планов трёх ключевіх бюджетов проекта:

  • бюджет расходов по проекту;
  • бюджет доходов по проекту;
  • бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту.

Элементы бюджетов учитываются и хранятся в системе в нескольких измерениях:

  • в разрезе проектных задач;
  • в разрезе статей бюджета;
  • в разрезе контрагентов;
  • в разрезе договоров.

1С:Упраление проектной организацией. Бюджет
Бюджет проекта
Отчет "План-фактный анализ бюджета проекта"
Отчет «План-фактный анализ бюджета проекта»

«Автоформирование» элементов бюджета

При формировании бюджета расходов по проекту очень полезным инструментом является опция автоматического формирования элементов бюджета проекта. В частности, Бюджет расходов по проекту может создаваться на основе информации о запланированных затратах на привлечение ресурсов задействованных в выполнении проекта.
Автоматическое формирование происходит согласно схемы распределения  по статьям затрат расходов, запланированных на привлечение ресурсов. Схема распределения настраивается пользователем, предусмотрен например, случай, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только её часть.

Модуль «Управление знаниями»

Шаблоны проектов

В программе предусмотрено  создание и хранение в информационной базе шаблоны проектов. Шаблоны могут быть составлены, как для завершенных планов проекта, так  и для произвольных фрагментов плана.
Структурно, информация хранящаяся в шаблоне подобна структуре проекта и включает в себя:

  • структурную декомпозицию работ;
  • информацию о трудовых, материальных и финансовых ресурсах;
  • бюджеты.

Отличием шаблона от плана проекта является то, что в шаблоне нет календарных сроков. Шаблон проекта описывает лишь технологию исполнения типовых проектов.

 

Пример шаблон проекта
Шаблон проекта

Трансляция данных между контурами

Система  позволяет транслировать данные из контура управления проектами в контур управления знаниями и обратно. 

Любой рабочий план проекта может быть сохранен, как шаблон и наоборот, любой шаблон может быть загружен в план проекта. При этом план проекта может быть как замещён, так и просто дополнен данными шаблона. Причем один бюджет может дополняться данными из нескольких шаблонов.

Трансляция шаблона проекта
Трансляция шаблона проекта

При осуществлении обмена данными в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

Аналитические возможности контура

В части шаблонов проекта доступны следующие возможности:

  • Анализ накопленных данных по применению технологий, задействованных на предприятии, в реальных проектах.
  • Анализ отклонений, возникающих в типовых проектах. Анализ возможен по критериям длительности, трудоёмкости, стоимости проектных работ. Данный анализ поможет выявлять «узкие места» и «лучшие практики», и может быть использован для управленческих решений по усовершенствованию методов исполнения проектов.
Отчет Анализ проекта
Отчет «Анализ проекта»

Визуальный инструментарий контура

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать ответы на вопросы:

  • каких ресурсы нужны для успешной реализации проекта?
  • в какие сроки может быть выполнен проект, если начать его в заданный период и вести по заданной в шаблоне методологии.

Сервисные функции

Конфигурация «1С:Управление проектным офисом» содержит ряд объектов и сервисных механизмов, заимствованных из типовых решений, в частности:

  • Механизм внешних печатных форм. Для любого объекта информационной базы есть возможность сформировать внешние пользовательские печатные формы,  которые не меняют структуру метаданных и программный код самой конфигурации.
  • Универсальная консоль отчётов. Пользователь может самостоятельно конструировать и формировать различные виды отчетов, не будучи программистом, используя визуальный конструктора.
  • Механизм универсального отчёта. Это штатный (базовый) механизма отвечающий за генерирование отчётности в конфигурации.  Оснащен гибкой системой настроек состава группировок, полей и отборов, условного форматирования и пр. Механизм обеспечивает единообразие внешнего вида, функциональных возможностей                      и поведения всех отчётов системы.
  • Управление пользователями системы. Позволяет управлять списком пользователей без использования  режима «Конфигуратор».

Продукт «1С:Управление проектным офисом» может быть объединен (интегрирован в рамках единой информационной базы) с любым типовым «1С»-решением.

Интеграция с другими программами
Интеграция с другими программами

В поставку включена документация по интеграции, написанная на примере случая объединения «1С:Управление проектным офисом» и «1С:Управление производственным предприятием».

Заказать программу «1С:Управление проектным офисом» можно в нашем Купить программу 1С:Управление проектным офисом для Украины.

Также, по вопросам приобретения, внедрения и поддержки программы «1С:Управление проектным офисом для Украины» звоните: